Ein gutes Zeitmanagement ermöglicht es, effizienter zu arbeiten, aber auch Zeit für sich selbst zu schaffen und sich nicht zu überlasten. Dies ist nicht immer einfach. Glücklicherweise gibt es Techniken, die dabei helfen können.
Ein mögliches Werkzeug ist die Eisenhower-Matrix. Sie wurde vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten entwickelt und ermöglicht es, Aufgaben auf einfache Weise zu priorisieren. Hier erfahren Sie, wie Sie die Matrix Schritt für Schritt anwenden können:
1. Aufgaben notieren und sortieren
Im ersten Schritt geht es darum, sich alle Aufgaben, die man zu erledigen hat, zu überlegen und aufzuschreiben. Die notierten Aufgaben können anschliessend mit zwei möglichen Adjektiven beschrieben werden: dringend und wichtig. Dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit, müssen schnell erledigt werden und können manchmal Stress verursachen. Wichtige Aufgaben tragen dazu bei, ein längerfristiges Ziel zu erreichen. Nun müssen Sie entscheiden, welche Adjektive die zuvor notierten Aufgaben definieren. Eine Aufgabe kann entweder nur auf eines der Adjektive zutreffen, oder aber auch auf beide oder keines.
2. Trennen Sie die Aufgaben.
Nun müssen die Aufgaben, die mit denselben Adjektiven beschrieben wurden, in einer Gruppe zusammengefasst werden. Es gibt also vier mögliche Gruppen von Aufgaben:
- Dringend und wichtig
- Dringend, aber nicht wichtig
- Wichtig, aber nicht dringend
- Nicht dringend, nicht wichtig
3. Planen
Jetzt können Sie sich auf bestimmte Gruppen von Aufgaben konzentrieren. Nach dem System der Eisenhauer-Matrix gehen Sie am besten wie folgt vor:
- Dringend und wichtig: Dies sind die Aufgaben, die Sie als Erstes erledigen müssen. Sie sollten ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen, da sie schnell erledigt werden müssen und zu einem langfristigen Ziel beitragen. Beginnen Sie mit diesen Aufgaben.
- Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben müssen schnell erledigt werden, aber nicht unbedingt von Ihnen, da sie nicht wichtig sind. Hier sollten Sie um Hilfe bitten und dafür sorgen, dass jemand diese Aufgaben für Sie erledigt. Durchs Delegieren gewinnen Sie Zeit und können sich produktiver um die wichtigen Aufgaben kümmern.
- Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben sind langfristig wichtig, müssen aber nicht schnell erledigt werden. Legen Sie Termine in der Zukunft fest, an denen sie diese erledigen möchten. Sie müssen erledigt werden, aber nicht sofort. Es gibt dringendere Dinge, die Sie sofort erledigen sollten und die Ihren Terminkalender entlasten.
- Weder dringend noch wichtig: Diese Aufgaben tragen nicht zu langfristigen Zielen bei und entsprechen nicht einem dringenden Bedarf. Es geht darum, diese Aufgaben zu eliminieren, damit Sie Ihre Zeit nicht mit ihnen verschwenden und sich mehr Zeit für sich selbst und die wichtigen Dinge nehmen können.
Mithilfe der Eisenhower-Matrix können Sie relativ einfach die Prioritäten Ihrer Aufgaben bewerten. Dadurch können Sie Ihren Tagesablauf so organisieren, dass Sie genügend Zeit für die Dinge haben, die Ihnen wichtig sind.